ORGANISASI & ADMINISTRASI
PERPUSTAKAAN
A. Pengertian organisasi
Pengertian organisasi secara umum adalah perkumpulan. dan manusia yang tergabung dalam suatu wadah dengan maksud untuk mencapai tujuan bersama yang telah digariskan sebelumnya. Menurut Bernard, organisasi adalah suatu. sistem mengenai usaha-usaha kerjasama yang dilakukan. oleh dua orang atau lebih. James D. Mooney merumuskan bahwa organisasi ialah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama. Sondang P. Siagian mengatakan, bahwa organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau. lebih yang bekerja sama. untuk mencapai suatu tujuan. bersama, dan terikat secara formal dalam suatu ikatan. hirarkis dan selalu terdapat hubungan antara seseorang atau sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok orang yang disebut bawahan.
Pendapat para, ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa organisasi diwujudkan oleh adanya sekelompok orang yang berserikat dan bekerjasama untuk mencapai suatu. kepentingan yang telah disetujui bersama. Butir-butir penting yang dapat dirumuskan dari definisi organisasi adalah:
a. adanya kelompok orang yang bekerja sama
b. adanya tujuan tertentu. yang akan di capai
c. adanya pekerjaan yang akan dikerjakan
d. adanya penetapan dan. pengelompokan. pekerjaan
e. adanya wewenang dan tanggung jawab
f. adanya pendelegasian wewenang
g. adanya hubungan satu. sama lain
h. adanya penempatan. orang yang akan melakukan pekerjaan
i. adanya tata tertib yang harus ditaati
Jika ditilik dari beberapa aspek di atas, organisasi adalah wadah kegiatan adminsitrasi dan manajemen, sedang administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan. kerja yang dilakukan oleh semua tenaga yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Manajemen adalah keterampilan untuk memperoleh hasil dalam rangka pencapaian tujuan. yang telah ditentukan dengan cara. menggerakkan orang-orang lain dalam organisasi.
Manusia merupakan unsure terpenting dalam proses administrasi karena bertindak sebagai tenaga penggerak. Karena organisasi merupakan kumpulan manusia yang secara sadar ingin mencapai tujuan bersama, maka orgamsasi bersifat dinamis dan berkembang. Jika orgamsasi tidak berkembang, maka lama-kelamaan organisasi tersebut akan mati dan tidak menunjukkan aktivitasnya sama sekali. Sebagai alat administrasi dan manajenien, orgainsasi dapat ditinjau dari dua segi.
a. Organisasi sebagai wadah
Sebagai wadah, organisasi meliki sifat yang relatif tetap dan pola dasar struktur organisasi yang relatif permanen. Namun demikian bukan berarti bahwa organisasi tersebut statis, organisasi harus bersifat dinamis. Dinamika ini menujukkan bahwa sebagai wadah maka organisasi tersebut tumbuh dan berkembang. Suatu organisasi yang baik bentuknya sederhana sesuai dengan tuntutan tugas pokok dan fungsi yang menimbulkan beban kerja. Bila ada unit kerja di luar struktur seperti tim, panitia, dan panitia ad-hoc, hal itu menunjukkan bahwa unit organisasi yang seharusnya melembaga tidak atau kurang mampu melaksanakan tugas kewajibannya.
b. Organisasi sebagai proses interaksi
Sebagai proses, organisasi menyoroti interaksi antara orang-orang di dalamnya. Interaksi ini dapat menimbulkan hubungan formal dan informal. Hubungan formal antara orang-orang dalam organisasi telah diatur dalam dasar hukum rincian susunan organisasi serta hubungan yang bersifat hirarkis dan biasanya tergambar dalam bagart struktur organisasi. Hubungan informal tidak diatur dan tidak terlihat dalam struktur organisasi.
B. Organisasi Perpustakaan
Setiap perpustakaan, baik kecil maupun besar, perlu diatur dan ditata dengan baik, sehingga pelaksanaan kegiatan kerjanya dapat berjalan dengan efisien dan efektif. Pengetahuan tentang seluk-beluk, pelaksanaan, dan teknik kepustakawanan disebut organisasi dan. administrasi perpustakaan. Semua kepala perpustakaan dan kepala unit kerja dalam perpustakaan perlu memiliki pengetahuan dan keterampilan di bidang organisasi dan administrasi perpustakaan, sehingga dapat melaksanakan tugas pimpinan. dengan baik.
Untuk dapat memperoleh hasil yang baik, diperlukan kemauan dan kemampuan tenaga untuk bekerjasama sehingga dalam suatu organisasi perpustakaan perlu. ada pembagian tugas untuk pelaksanaan yang meliputi:
a) beban kerja yang harus dipikul
b) jenis pekerjaan yang bcragam
c) kebutuhan berbagai macam spesialisasi
Pembagian tugas, hendaknya dilaksanakan sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan bakat orang-orang yang tersedia di dalam organisasi. Meskipun ada pembagian tugas, namun keseluruhan beban kerja harus dilaksanakan sebagai satu kesatuan yang bulat sehingga perlu ada pertimbangan ekonomis dengan memperhatikan masalah-masalah di lingkungan perpustakaan. sebagai berikut:
a. produktivitas kerja
b. efisiensi
c. efektivitas
d. penegakan disiplin kerja
e. kegairahan kerja
f. kecepatan layanan
g. kualitas layanan
h. kepuasan pemakai
Kepala perpustakaan harus mengetahui kapasitas, bakat dan potcnsi bawahannya agar usaha pengembangan meniadi lebih terarah. Tugas terpenting seorang pimpinan di lingkungan perpustakaan. adalah mengambil keputusan: pimpinan tertinggi mengambil keputusan yang bersifat menveluruh, sedang pimpinan tingkat terendah mengambil kcputusan yang implikasmya terbatas pada unit organisasi yang dipimpinnya.
Dalam organisasi perpustakaan maka agar organisasi tersebut dapat berjalan dengan baik, pimpinan perpustakaan perlu memperhatikan aspek-aspek sebagai berikut:
1 ) Penentuan Tujuan Perpustakaan
Tujuan harus dirumuskan secara jelas dan lengkap, baik mengenai bidang, ruang
lingkung sasaran, keahlian dan/atau keterampilan, serta peralatan yang diperlukan. Dari tujuan yang telah dirumuskan dapat diperkirakan bentuk, susunan, corak, dan ukuran besar kecilnya organisasi yang harus disusun.
2) Perumusan Tugas Pokok Perpustakaan
Tugas pokok adalah sasaran yang dibebankan kepada organisasi untuk dicapai:
organisasi besar maka tugas pokoknya luas, sedangkan organisasi kecil tugas pokoknya terbatas. Perumus tugas pokok perlu memperhatikan hal-hal berikut di bawah ini:
a. Tugas poko harus merupakan bagian dari tujuan yang harus dicapai dalam jangka waktu tertent.
b. Tugas pokok harus memperhitungkan batas kemampuan yang ada untuk mencapai tujuan dalam jangka waktu tertentu.
3) Rincian Kegiatan
Semua kegiatan kerja yang harus dilakukan untuk melaksanakan tugas pokok harus disusun secara lengkap dan terinci. Selain itu, harus, dibedakan antara kegiatan kerja yang penting dan kurang penting, kegiatan kerja utama dan penunjang.
4) Pengelompokan Kegiatan Kerja
Kegiatan kerja yang erat hubungannya satu sama lain dikelompokkan, dan pengelompokan ini disebut fungsionalisasi. Setelah tersusun, dilakukan:
a. pengadaan personel.
b. penyediaan anggaran
c. penyediaan peralatan
d. penyusunan sistem hubungan kerja
e. penyusunan prosedur dan tata kerja
c. Penyusunan Organisasi Perpustakaan
Perpustakaan adalah organisasi, berupa lembaga, atau unit keria yang bertugas menghimpun koleksi pustaka dan menyediakannya bagi masyarakat untuk dirnanfaatkan. Lembaga merupakan organisasi yang otonom, sedang unit kerja merupakan organisasi di dalam oqganisasi, sehingga memiliki lembaga induk. Tujuan perpustakaan sebagai organisasi otonom agak berbeda dengan tujuan perpustakaan sebagai anak suatu organisasi yang telah mempunyai tujuan tertentu. Tujuan perpustakaan yang terakhir ini mendukung tujuan lembaga induknya. Proses penyusunan organisasi perpustakaan dijabarkan. menurut urutan sebagai berikut:
1. Tujuan Perpustakaan
Perpustakaan secara umum bertujuan untuk metakukan layanan informasi literer kepada, masyarakat. Tujuan khusus dibedakan oleh jenis perpustakaannya karena setiap jenis perpustakaan melayani kelornpok masyarakat yang berbeda satu sama lain. Tujuan tersebut adalah sebagai berikut:
a. Perpustakaan Nasional di samping melayani masyarakat, juga mempunyai fimgsi lain, yaitu sebagai perpustakaan deposit
b. Perpustakaan Perguruan Tinggi melayani masyarakat khusus suatu pergunian tinggi
c. Perpustakaan Khusus melayani suatu kelompok masyarakat homogen yang mempunyai minat dan kebutuhan akan infbrmasi khusus.
d. Perpustakaan Umum. melayani seluruh lapisan masyarakat
e. Perpustakaan Sekolah melayam masyarakat khusus suatu sekolah.
2. Tugas Pokok Perpustakaan
Karena tujuannya memberi layanan infonnasi leterer kepada masyarakat, maka tugas pokok adalah:
a. menghimpun bahan pustaka yang meliputi buku. dan nonbuku sebagai sumber informasi, dapat dilakukan dengan cara membeh, meminta/menerima sebagai hadiah, tukar-menukar, atau. titipan.
b. mengolah dan merawat pustaka yang meliputi tugas-tlugas: mencatat pustaka dalam buku induk, mengklasifikasi pustaka, membuatkan katalog untuk alat telusur, memberii label buku. sebagai sandi tempat menyimpannya, mcngatur buku di rak/almari, menyusun kartu-kartu katalog, merawat pustaka supaya tidak mudah rusak atau. hilang.
c. memberikan layanan bahan. pustaka, koleksi yang sudah selesai diolah disajikan kepada pengguna perpustakaan untuk dimanfaatkan.
3. Rincian Kegiatan Kerja Perpustakaan
Kegiatan-kegiatan keria yang harus dilakukan oleh perpustakaan sangat bervariasi,
namun demikian pada dasarnya rincian kerja tersebut adalah sama. Perbedaan rincian kerja
disebabkan jenis perpustakaan yang berbeda sehingga mengakibatkan. cakupan tugasnya
tentunva juga agak berbeda.
4. Pengelompokan Kegiatan Kerja
Kegiatan kerja yang erat hubungannya satu. sama lain dikumpulkan dalam satu kelompok, maka terdapat tiga kelompok kegiatan, yaitu:
a. Kelompok Pembinaan Koleksi, adalah semua kegiatan ke:ga vang berhubungan dengan bahan pustaka, meliputi pengadaan,pengolahan, dan perawatan.
b. Kelompok Pelayanan, adalah semua kegiatan keIja yang berhubungan dengan jasa layanan, meliputi layanan peminjaman pustaka. layanan referensi. Layanan informasi/penelusuran.
c. Kelompok Administrasi adalah semua kegiatan kerja yang berhubungan dengan admmistrasi kantor diluar kegiatan bidang kepustakawanan.
d. Struktur Organisasi Perpustakaan
Setelah proses penyusunan organisasi perpustakaan selesai sampai ditentukannya kelompok kegiatan kerja, maka struktur organisasi dapat digambarkan dalam sebuah bagan. Sebaiknya dalam sebuah struktur organisasi juga perlu dipertimbangkan masuknya unit atau komisi sebagai lembaga pertimbangan yang secara teknis tidak ikut campur dalam urusan operasional perpustakaan, akan tetapi diminta bisa memberikan masukan ide maupun pemikiran tentang kemajuan perpustakaan. Di lingkungan sekolah, komisi ini adalah dewan guru. Tidak sernua guru yang duduk dalam dewan guru dapat melakukan pertimbangan kepada perpustakaan, akan tetapi cukup beberapa guru yang dipandang memiliki kemauan dan kemampuan dalam bidang itu.. Struktur Organisasi Perpustakaan Sekolah (Darmono, 2001)
Administrasi Perpustakaan
Merupakan keseluruhan proses kegiatan yang dilakukan di perpustakaan dengan menggunakan fasilitas yang ada untuk memperlancar dan memepercepat tercapainya tujuan perpustakaan (Rompas,1985 : 12)
a. Administrasi pengolahan buku
adalah rangkaian pekerjaan dalam mempersiapkan buku agar mudah diperoleh dan diketahui informasi yang ada didalamnya, terdiri atas :
- Inventarisasi (pembukaan buku induk)
- Yaitu mencatatkan ke buku induk perpustakaan kekayaan koleksi perpustakaan.
- Cap inventarisasi dan cap perpustakaan
- Klasifikasi
- Yaitu menentukan subjek yang dimiliki buku dengan angka klasifikasi
- Katalogisasi
- Adalah member informasi singkat tentang buku baik fisik dan subjeknya
- Label buku dan sampel
- Filling dan Shelving
- Statistik pengolahan
b. Administrasi Pelayanan
Yaitu : membantu pengguna pustaka untuk mendapatkan bahan bacaan dan informasi yang diperlukan, yang meliputi :
1. Menyusun layout ruangan
2. Memelihara susunan buku di rak
3. Menyusun aturan dan tata tertib ruangan
4. Menerima anggota perpustakaan
5. Melaksanakan peminjaman dan pengembalian buku
6. Memberikan pelayanan informasi dan referensi
7. Memberkan bimbingan membaca
8. Menyusun statistik dan laporan pelayanan perpustakaan
c. Administrasi Pemeliharaan Buku
Menyangkut hal-hal berikut :
a) Buku kotor
sanksinya diberi peringatan saja.
b) Buku rusak
dinasehati dan apabila kerusakannya besar diganti.
c) Buku yang hilang
sanksinya diganti
d. Administrasi Keanggotaan
Syarat-sayrat keanggotaan :
1. Pemohon masih aktif di suatu daerah tertentu atau tinggal di sutu daerah tertentu,
2. Memiliki kartu peminjaman,
3. Bersedia mematuhi peraturan.
e. Laporan dan Statistik Perpustakaan
Yaitu : maju mundurnya pelayanan perpustakaan tergantung dari data statistic dan laporan perpustakaan itu sendiri. Hendaknya keadaan suatu perpustakaan berkembang pesat dan maju.statistik yang harus dibuat adalah :
• Statistik anggota
• Statistik pengurus perpustakaan
• Statistik buku yang dibaca
• Statistik peminjaman
• Statistik pelayanan informasi dan referensi
• Statistik koleksi perpustakaan
• Statistik buku hilang dan rusak
f. Peminjaman Buku
• Sistem terbuka
Pengguna perpustakaan diperbolehkan mencari dan mengambil sendiri buku-buku yang digunakan
• Sistem tertutup
Apabila ingin mencari buku harus melalui petugas
Pengembalian buku
Yaitu : Tata cara pengembalian buku antara sistem terbuka dan tertutup sama saja.buku yang dikembalikan diserahkan pada bagian sirkulasi petugas meneliti tanggal yang tertera pada slip untuk mengetahui terlambat atau tidaknya pengembalian buku
DAFTAR PUSTAKA
Abihafis. 2009. Fungsi Manajemen Perputakaan. http://abihafiz.wordpress.com ( Diakses pada
tanggal 15 Maret 2010)
Bafadal, Ibrahim. 2005. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Bumi Aksara.
Soetminah. 1992. Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta: Kanesius.
Widiasa, I Ketut. 2007. MANAJEMEN PERPUSTAKAAN SEKOLAH. Pustakawan
Universitas Negeri Malang. ( Diakses pada tanggal 15 Maret 2010)
Yusuf, Pawit M dan Yahya Suhendra. 2007. Pedoman Penyelenggaraan Perpustaka-an Sekolah:
Jakarta. Kencana Prenada Media Group.
