Administrasi Sarana Prasarana

ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

1. Pengertian
Secara Etimologis (bahasa) prasarana berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan dalam pendidikan . misalnya : lokasi/tempat, bangunan sekolah, lapangan olahraga, uang dsb. Sedangkan sarana berarti alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan. Misalnya ; Ruang, Buku, Perpustakaan, Laboratorium dsb. Dengan demikian dapat di tarik suatau kesimpulan bahwa Administrasi sarana dan prasarana pendidikan itu adalah semua komponen yang sacara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri.

Menurut keputusan menteri P dan K No 079/ 1975, sarana pendididkan terdiri dari 3 kelompok besar yaitu :
a. Bangunan dan perabot sekolah
b. Alat pelajaran yang terdiri dari pembukuan , alat-alat peraga dan laboratorium.
c. Media pendidikan yang dapat di kelompokkan menjadi audiovisual yang menggunakan alat penampil dan media yang tidak menggunaakan alat penampil.

Secara micro (sempit) kepala sekolahlah yang bertanggung jawab atas pengadaan sarana dan prasarana pendidikan yang di perlukan di sebuah sekolah. Sedangkan administrasi sarana dan prasarana itu sendiri mempunyai peranan yang sangat penting bagi terlaksananya proses pembelajaran di sekolaah serta menunjang tercapainya tujuan pendidikan di sebuah sekolah baik tujuan secara khusus maupun tujuan secara umum

Terdapat beberapa pemahaman mengenai administrasi sarana dan prasarana di antaranya adalah :

a.Berdasarkan konsepsi lama dan modern .
Menurut konsepsi lama administrasi sarana dan prasarana itu di artikan sebagai sebuah sistem yang mengatur ketertiban peralatan yang ada di sekolah. Menurut konsepsi modern administrasi sarana dan prasarana itu adalah suatu proses seleksi dalam penggunaan sarana dan prasarana yang ada di sekolah. Guru menurut konsepsi lama bertugas untuk mengatur ketertiban penggunaan sarana sekolah, menurut konsepsi modern guru bertugas sebagai administrator dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah.

b. Berdasarkan pandangan pendekatan operasional tertentu
 Seperangkat kegiatan dalam mempertahankan ketertiban penggunaan sarana dan prasarana di sekolah melalui penggunaan di siplin (pendekatan otoriter)
 Seperangkat kegiatan untuk mempertahankan ketertiban sarana dan prasarana sekolah dengan melalui pendekatan intimidasi
 Seperangkat kegiatan untuk memaksimalkan penggunaan sarana dan prasarana sekolah dalam proses pembelajaran (pendekatan permisif)
 Seperangkat kegiatan untuk mengefektifkan penggunaan sarana dan prasarana sekolah sesuai dengan program pembelajaran (pendekatan intruksional)
 Seperangkat kegiatan untuk mengembangkan sarana dan prasarana sekolah
 Seperangkat kegiatan untuk mempertahankan keutuhan dan keamanan dari sarana dan prasarana yang ada di sekolah.

2. Kegiatan administrasi sarana dan prasarana
Penentuan Kebutuhan
Melaksanakan analisis kebutuhan, analisis anggaran, dan penyeleksian sarana prasarana sebelum mengadakan alat-alat tertentu.

Berikut adalah prosedur analisis kebutuhan berdasarkan kepentingan pendidikan di sekolah.
a.Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak
1) Barang yang habis dipakai, direncanakan dengan urrutan sebagai berikut.
- Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan sekolah.
- Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.
- Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.
2) Barang tak habis dipakai, direncanakan dengan urutan sebagai berikut.
- Menganalisis dan menyusun keperluan sesuai dengan rencana kegiatan sekolah serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih dapat dipakai.
- Memperkirakan biaya perlengkapan yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan.
- Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.


b.Penentuan Kebutuhan Barang Tidak Bergerak
Pengadaan barang tidak bergerak meliputi pengadaan tanah dan bangunan, direncanakan dengan urutan sebagai berikut.
1) Mengadakan survei tentang keperluan bangunan yang akan direnovasi dengan maksud untuk memperoleh data mengenai: fungsi bangunan, struktur organisasi, jumlah pemakai dan jumlah alat-alat/ perabot yang akan ditempatkan.
2) Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei.
3) Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.
4) Menyusun pentahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan rencana pentahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan setiap tahun, dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan, sesuai dengan kebijaksanaan departemen.

c Perhitungan Kebutuhan Ruang Belajar
Menghitung kebutuhan ruang belajar harus memperhatikan tambahan jumlah siswa yang diperkirakan akan ditampung pada tahun yang akan datang. Perkiraan tambahan jumlah siswa didasarkan pada anak usia sekolah yang akan ditampung dan arus lulusan yang akan memasuki jenjang pendidikan yang lebih tinggi ditingkat propinsi/ kabupaten. Selain itu, juga perlu memperhatikan jumlah murid yang keluar dari sekolah baik lulusan, pindahan, maupun putus sekolah.Perhitungan kebutuhan ruang belajar/guru tergantung dari jumlah tambahan siswa, jumlah rata-rata murid untuk setiap rombongan belajar/kelas, dan efisiensi penggunaan ruang belajar (shift).

Pengadaan Sarana Prasarana

Pengadaan sarana prasarana pendidikan merupakan upaya merealisasikan rencana kebutuhan pengadaan perlengkapan yang telah disusun sebelumnya, antara lain sebagai berikut.
a Pengadaan buku, alat, dan perabot dilakukan dengan cara membeli, menerbitkan sendiri, dan menerima bantuan/ hadiah/ hibah.
b Pengadaan bangunan, dapat dilaksanakan dengan cara:
1) membangun bangunan baru;
2) membeli bangunan;
3) menyewa bangunan;
4) menerima hibah bangunan;
5) menukar bangunan;
c Pengadaan tanah, dapat dilakukan dengan cara membeli, menerimabahan, menerima hak pakai, dan menukar.

Penggunaan dan Pemeliharaan

Ada dua prinsip yang harus diperhatikan dalam pemakaian perlengkapan pendidikan, yaitu prinsip efektivitas dan prinsip efisiensi. Prinsip efektivitas berarti semua pemakaian perlengkapan pendidikan di sekolah harus ditujukan semata-mata dalam memperlancar pencapaian tujuan pendidikan sekolah, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Adapun, prinsip efisiensi berti, pemakaian semua perlengkapan pendidikan secara hemat dan hati-hati sehingga semua perlengjkapan yang ada tidak mudah habis, rusak, atau hilang. Pemeliharaan merupakan kegiatan yang terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik atau siap untukdipakai.

Menurut kurun waktunya, pemeliharaan dibedakan dalam:
a. pemeliharaan sehari-hari, misalnya: mobil, mesin disel, mesin ketik, komputer, dsb.
b. pem eliharaan berkala, yaitu: dua bulan sekali, tiga bulan sekali, dsb.

Pengurusan dan Pencatatan

Semua sarana prasarana harus diinventarisasi secara periodik, artinya secara teratur dan tertib berdasarkan ketentuan atau pedoman yang berlaku. Melalui inventarisasi perlengkapan pendidikan diharapkan dapat tercipta administrasi barang, penghematan keuangan, dan mempermudah pemeliharaan dan pengawasan. Apabila dalam inventarisasi terdapat sejumlah perlengkapan yang sudah tidak layak pakai maka perlu dilakukan penghapusan.

Pertanggungjawaban (Pelaporan)

Penggunaan sarana prasarana inventaris sekolah harus dipertanggungjawabkan dengan jalan membuat laporan penggunaan barang-barang tersebut yang ditujuakn kepada instansi terkait. Laporan tersebut sering disebut dengan mutasi barang. Pelaporan dilakukan sekali dalam setiap triwulan, terkecuali bila di sekolah itu ada barang rutin dan
barang proyek maka pelaporan pun seharusnya dibedakan.




Laboratorium

Laboratorium adalah tempat praktik dan menguji suatu hal yang berkenaan dengan teori yang sedang dipelajari dan atau telah didapat atau dikuasainya. Di laboratorium orang-orang dapat melakukan pengujian yang didukung dengan alat-alat uji dan bahan uji. Beberapa macam laboratorium, seperti : laboratorium bahasa, IPA, IPS, Komputer (IT),dsb. Agar penggunaan laboratorium dapat tertib dan efektif maka diperlukan adanya administrasi laboratorium yang antara lain sebagai berikut.
a. Pengelola
b. Ruang Laboratorium
c. Peralatan dan Bahan Laboratorium
d. Pemeliharaan dan Penempatan
e. Tata tertib dan Keamanan
f. Kegiatan Laboratorium
g. Pelaporan

Perpustakaan

Perpustakaan merupakan jantungnya sebuah sekolah. Suatu sekolah bias berkualitas apabila sekolah tersebut dapat menyediakan, mengelola danmemanfaatkan perpustakaan secara efektif. Perpustakaan adalah tempat menyediakan buku-buku bacaan, penunjang, dan referensi lain baik berbentuk cetak maupun elektronik (books or nonbooks materials) yang mendukung tercapainya tujuan pendidikan. Selain itu, perpustakaan juga merupakan tempat kegiatan siswa belajar (membaca buku atau referensi lain dan atau memperhati tayangan melalui media pembelajaran lainnya yang disediakan sehingga membantu keefektifan kegiatan belajar mengajar. Untuk itu, di sekolah wajib diselenggarakan perpustakaan. Untuk membantu penyelenggaraan perpustakaan yang efektif maka perlu diadakan administrasi perpustakaan, yaitu:
a. Pengelola
b. Ruang Perpustakaan
c. Program Kerja
d. Perlengkapan, seperti:
1) Kartu Anggota Perpustakaan
2) Kartu Peminjam
3) Kartu Katalog
4) Katalog Buku/non-buku (media elektronik)

3. Peranan Guru Dalam Administrasi Sarana Dan Prasarana Pendidikan
Peranan guru dalam administrasi prasarana dan sarana dimulai dari perencanaan, pemanfaatan dan pemeliharaan, serta pengawasan penggunaan prasarana dan sarana yang dimaksud.
1. Perencanaan
Perencanaan pengadaan barang menuntut keterlibatan guru karena semua barang yang dipergunakan dalam proses belajar-mengajara harus sesuai dengan rancanagn kegiatan belajar-mengajar itu. Perencanaan pengadaan barang yang menuntut keterlibatan guru di antaranya adalah pengadaan alat pengajaran dan media pengajaran.
2. Pemanfaatan dan Pemeliharaan
Guru harus dapat memanfaatkan segala sarana seoptimal mungkin dan bertanggung jawab penuh terhadap keselamatan pemakaian sarana dan prasarana pengajaran yang ada. Juga bertanggung jawab terhadap penempatan sarana dan prasarana
3. Pengawasan Penggunaan
Apabila sarana dan prasarana pendidikan itu digunakan oleh siswa yang ada di kelasanya, maka tugas guru adalah melakukan pengawasanan atau memberikan arahan agar siswa dapat menggunakan atau memakaik sarana dan prasarana pendidikan itu sebagaimana mestinya